Zulassungsstellen gehören zu den meistfrequentierten Bereichen kommunaler Verwaltungen. Bürgerinnen und Bürger wenden sich mit unterschiedlichsten Anliegen an diese Stellen, von der Neuzulassung über die Umschreibung bis zur Abmeldung von Fahrzeugen. In den vergangenen Monaten ist es jedoch vermehrt zu Wartezeiten gekommen. Die nachfolgenden Informationen geben einen Überblick über die Gründe sowie über aktuelle Maßnahmen zur Verbesserung der Situation.
Personalmangel als Hauptursache
Ein zentraler Grund für die gestiegenen Wartezeiten liegt im bestehenden Personalmangel. Viele Zulassungsstellen können offene Stellen nicht zeitnah besetzen, was zur Überlastung des vorhandenen Personals führt. Altersbedingte Abgänge, fehlender Nachwuchs sowie eingeschränkte Bewerberlagen wirken sich negativ auf die Personalplanung aus.
Insbesondere im ländlichen Raum fällt es schwer, qualifizierte Mitarbeitende für die Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu gewinnen. Gründe hierfür sind unter anderem die Gehaltsstruktur, der Fachkräftemangel im Verwaltungsbereich und der hohe Arbeitsdruck. Diese Engpässe wirken sich unmittelbar auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit aus.
Technische Umstellungen und Digitalisierung: Fluch und Segen zugleich
Die Einführung digitaler Prozesse, insbesondere im Rahmen der internetbasierten Fahrzeugzulassung (i-Kfz), stellt die Verwaltungen derzeit vor große Herausforderungen. Technische Umstellungen benötigen Zeit, eine stabile IT-Infrastruktur und umfassende Schulungen für die Mitarbeitenden.
Herausforderungen durch digitale Umstellungen:
- ✅ Alte Systeme inkompatibel: Viele Zulassungsstellen arbeiten noch mit veralteten Fachverfahren.
- ✅ Unzureichende Schulungen: Das Personal wird nicht überall ausreichend im Umgang mit neuen Programmen geschult.
- ✅ Technikpannen: Onlineportale funktionieren nicht stabil oder sind schlecht erreichbar.
- ✅ Doppelte Arbeit: In der Übergangszeit müssen viele Anträge sowohl digital als auch manuell bearbeitet werden.
Gleichzeitig sind viele Prozesse durch Übergangslösungen gekennzeichnet. Neue Systeme laufen parallel zu etablierten Verfahren, was zu doppeltem Arbeitsaufwand führt. Auch Störungen bei Onlineportalen oder Schnittstellenprobleme mit Altsystemen können zu Verzögerungen beitragen. Trotz aller Bemühungen führt die Digitalisierung in der aktuellen Umstellungsphase in vielen Fällen nicht zu einer Beschleunigung, sondern zu einer zeitweiligen Mehrbelastung.
Wachsende Anforderungen und Bürokratie
Ein weiterer Aspekt betrifft die kontinuierlich steigenden gesetzlichen Anforderungen. Neue Vorschriften, insbesondere im Bereich Datenschutz, Sicherheit und Dokumentation, haben zur Folge, dass die Bearbeitung einzelner Vorgänge mehr Zeit in Anspruch nimmt als noch vor wenigen Jahren.
Beispielsweise müssen zusätzliche Unterlagen geprüft, Identitäten sicher verifiziert und digitale Nachweise korrekt abgelegt werden. Auch die Einführung neuer Kontrollverfahren trägt dazu bei, dass der Aufwand pro Vorgang zunimmt bei gleichbleibender oder sinkender Personalkapazität.
Was unternimmt die Verwaltung dagegen?
Die zuständigen Behörden haben eine Reihe von Maßnahmen auf den Weg gebracht, um den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Dazu gehören unter anderem die bundesweite Digitaloffensive zur Vereinheitlichung von Fachverfahren, verstärkte Schulungsangebote für Mitarbeitende sowie die Einführung von Pilotprojekten wie Selbstbedienungskiosken (Bürgerterminals) in einzelnen Zulassungsstellen.
Maßnahmen zur Verbesserung:
- ✅ Digitaloffensive 2025: Bundesweite Initiative zur Vereinheitlichung der Zulassungssoftware
- ✅ Rekrutierungskampagnen: Spezielle Ausbildungsprogramme und Werbung auf sozialen Medien
- ✅ Bürgerterminals: Testlauf von Selbstbedienungskiosken in Pilotkommunen
- ✅ Ausbau der Online-Terminvergabe: Vermeidung von Wartezeiten durch smarte Zeitslots
- ✅ Zusätzliche Servicezeiten: Einführung von Samstagsöffnungen in Großstädten
Darüber hinaus setzen einige Städte auf verlängerte Öffnungszeiten oder Samstagsdienste. In vielen Zulassungsstellen wurde zudem die Online-Terminvergabe optimiert, um einen geregelten Ablauf zu gewährleisten und Wartezeiten vor Ort zu minimieren.
Was können Bürgerinnen und Bürger tun, um Wartezeiten zu vermeiden?
Auch die Nutzerinnen und Nutzer können zur Entlastung beitragen. Die internetbasierte Fahrzeugzulassung bietet für viele Vorgänge eine zeitsparende Alternative zum persönlichen Besuch. Auch die frühzeitige Vereinbarung von Terminen, möglichst online, hilft, unnötige Wartezeiten zu vermeiden.
Tipps der Redaktion:
- ✅ Nutzen Sie i-Kfz, wenn möglich: Viele Standardvorgänge können bereits online abgewickelt werden.
- ✅ Vereinbaren Sie vorab Termine: Spontanbesuche führen oft zu langen Wartezeiten.
- ✅ Informieren Sie sich gut: Fehlende Unterlagen sind einer der Hauptgründe für verzögerte Vorgänge.
- ✅ Nutzen Sie Randzeiten: Frühmorgens oder kurz vor Feierabend ist oft weniger Betrieb.
- ✅ Lassen Sie sich von Profis helfen: Zulassungsdienste übernehmen oft die gesamte Abwicklung gegen Gebühr.
Es empfiehlt sich außerdem, die Hinweise auf den Internetseiten der jeweiligen Zulassungsstelle genau zu beachten. Unvollständige Unterlagen sind eine häufige Ursache für Verzögerungen. Wer unsicher ist, kann auch zugelassene Zulassungsdienste beauftragen, die den gesamten Ablauf übernehmen.
Hinweise zur weiteren Entwicklung
Die derzeitigen Wartezeiten bei vielen Zulassungsstellen sind auf ein Zusammenspiel mehrerer Faktoren zurückzuführen. Neben personellen Engpässen und technischen Umstellungen stellen auch gesetzliche Anforderungen eine zunehmende Belastung dar. Die Verwaltung arbeitet mit Hochdruck an Verbesserungen. Gleichzeitig ist die Mitwirkung der Bürgerinnen und Bürger entscheidend, um Abläufe zu vereinfachen und die Belastung zu reduzieren. Ziel bleibt es, den Service für alle Beteiligten effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten.
