Wird für ein Kraftfahrzeug, aufgrund von Verlust oder Diebstahl ein neues Kennzeichen benötigt, müssen vom Halter des Fahrzeugs oder einer bevollmächtigten Person, verschiedene Dokumente beim Ordnungsamt oder der Zulassungsstelle vorgelegt werden. Zusätzlich zu den Dokumenten benötigt die Behörde eine Verlusterklärung. Diese Verlusterklärung wird als Formblatt bei der Zulassungsstelle oder beim Ordnungsamt ausgefüllt.
Die ausstellende Behörde benötigt für den Ersatz von Kennzeichen die Zulassungsbescheinigungen I und II (Fahrzeugschein und Fahrzeugbrief). Wird das Kennzeichen vom Halter persönlich beantragt, muss sich dieser mit dem Personalausweis oder einem Reisepass legitimieren. Wird das Kennzeichen von einer anderen Person als dem Halter beantragt, wird eine schriftliche Vollmacht und der Personalausweis oder Reisepass des Halters benötigt. Der Bevollmächtigte muss sich ebenfalls mit einem Personalausweis oder Reisepass ausweisen. Wird ein Reisepass vorgelegt, muss zusätzlich eine Meldebescheinigung vorgelegt werden.
Beantragen minderjährige Fahrzeughalter ein neues Kennzeichen, müssen diese eine schriftliche Einverständniserklärung beider Elternteile oder des gesetzlichen Vormundes vorlegen. Auch die Ausweispapiere der Eltern oder des Vormundes werden benötigt.
Des Weiteren muss ein Nachweis über die letzte Hauptuntersuchung durch den TÜV, Dekra oder weitere zugelassene Zulassungsbehörden vorgelegt werden. Bei diesem Nachweis handelt es sich um einen separaten Bericht oder eine Eintragung in der Zulassungsbescheinigung I. Die Prüfbescheinigung der letzten Abgasuntersuchung wird ebenfalls benötigt. Wurden die Kennzeichen gestohlen, muss der Halter oder der Bevollmächtigte eine Bestätigung vorlegen, dass der Diebstahl bei einer Polizeibehörde angezeigt wurde.
Sind Reste von Kennzeichen oder komplette Kennzeichen vom Heck oder der Front des Fahrzeugs vorhanden, müssen bei der Behörde abgegeben werden.
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